Эффективная постановка задач – ключ к успеху в бизнесе. Многим руководителям известны ситуации, когда сотрудники неправильно поняли поручение или некачественно его выполнили. Причина кроется в неправильном формулировании задач: нечеткие цели, размытые сроки и отсутствие критериев оценки приводят к хаосу. В этой статье мы расскажем, как правильно ставить задачи, чтобы сотрудники делали именно то, что нужно.
Почему важно правильно ставить задачи?
Правильная постановка задач снижает риск возникновения сбоев и повышает продуктивность команды.
Рассмотрим основные проблемы, возникающие при некорректной постановке задач.
Сотрудник не понял задачу и сделал не то, что ожидалось.
Задание выполнено несвоевременно, что привело к нарушению сроков проекта.
Качество работы не соответствует ожиданиям, приходится вносить доработки.
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо использовать чёткие и понятные инструкции.
Принципы чёткой постановки задач
Для эффективной постановки задач рекомендуем придерживаться следующих принципов:
1. Конкретность
Четко обозначьте, что именно нужно сделать. Расплывчатые формулировки недопустимы.
Пример плохих задач: «Надо обновить сайт».
Пример хорошей задачи: «Обновить главную страницу сайта: разместить новость о новом продукте и поменять логотип».
2. Измеримость
Определяйте чёткие критерии оценки результата. Это поможет понять, выполнена задача или нет.
Пример плохой задачи: «Подготовить хороший отчёт».
Пример хорошей задачи: «Подготовить отчёт длиной не более 10 страниц, содержащий график динамики продаж за последний квартал».
3. Сроки
Обозначьте чёткие сроки выполнения задачи. Без этого сотрудники могут отложить её на потом.
Пример плохого задания: «Выполнить задачу как получится».
Пример хорошего задания: «Отправить готовый отчёт руководству до конца завтрашнего дня».
4. Ресурсы
Сообщите сотруднику обо всех доступных ресурсах, которые понадобятся для выполнения задачи.
Пример неправильной задачи: «Поговорите с заказчиком о проекте».
Пример правильной задачи: «Позвоните заказчику Ивану Петрову по телефону +7 (XXX) XXX-XX-XX и уточните подробности проекта NNN».
5. Критерии качества
Определите критерии, по которым будет оцениваться результат.
Пример плохой задачи: «Проект должен понравиться руководству».
Пример хорошей задачи: «Проект должен содержать аналитический отчёт по итогам квартала, графическую визуализацию и быть одобрен генеральным директором до пятницы».
Как проверить понимание задачи?
Во избежание недопонимания всегда уточняйте, правильно ли сотрудник понял задачу. Можно попросить его переформулировать задание своими словами или озвучить план действий.
Типичные ошибки при постановке задач.
При постановке задач руководители часто допускают ошибки, которые снижают эффективность работы команды:
- Размытость формулировок: сотрудник не понимает, что именно от него хотят.
- Отсутствие чётких сроков: сотрудники считают задачу низкоприоритетной и затягивают выполнение.
- Микроконтроль: чрезмерный контроль демотивирует сотрудников и снижает инициативность.
- Контрольные точки и обратная связь
Регулярный контроль выполнения задач и предоставление обратной связи позволяют своевременно устранять отклонения и повышать качество работы. Рекомендуем:
Устанавливать промежуточные контрольные точки.
Давать обратную связь по результатам выполнения задач.
Поддерживать открытый диалог с сотрудниками.
Правильная постановка задач – это целая наука, овладеть которой должен каждый руководитель. Использование чётких формулировок, назначение сроков и контроль выполнения помогут вам организовать работу сотрудников так, чтобы задачи выполнялись быстро и качественно.
